Prüfer für Qualitätskontrolle - Peer Reviews

Hinweise zur Durchführung von Peer Reviews

Die Entwicklung von Grundsätzen für die Durchführung von Qualitätskontrollen obliegt in Deutschland dem IDW. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber darauf verzichtet, in den §§ 57a ff. WPO konkrete Anforderungen an die Prüfungsdurchführung zu definieren. Lediglich zur Berichterstattung über die Ergebnisse der Qualitätskontrolle werden in § 57a Abs. 5 WPO Festlegungen getroffen, die insbesondere die Mindestinhalte des Qualitätskontrollberichts, die Formulierung des Prüfungsurteils und die Auswirkungen von festgestellten Mängeln im Qualitätssicherungssystem der geprüften Praxis auf den Qualitätskontrollbericht betreffen.

Zur Durchführung von Qualitätskontrollen hat das IDW den Prüfungsstandard 140: Die Durchführung von Qualitätskontrollen in der Wirtschaftsprüferpraxis herausgegeben. Der IDW PS 140 legt die Berufsauffassung dar, nach der Qualitätskontrollen durch registrierte Prüfer für Qualitätskontrolle gemäß §§ 57a ff. WPO durchzuführen sind.

Der IDW PS 140 enthält neben einer Wiedergabe der gesetzlichen Vorschriften zur Teilnahme am Verfahren und einer Darstellung von Begriff, Zielsetzung und Prüfungsgegenstand der Qualitätskontrolle die vom Prüfer für Qualitätskontrolle zu beachtenden Anforderungen an die Auftragsannahme, die Auftragsplanung, die Auftragsdurchführung, die Dokumentation und die Berichterstattung über die Ergebnisse von Qualitätskontrollen.

Der IDW PH 9.140 setzt sich aus folgenden Checklisten zusammen:

Vorbereitung der Qualitätskontrolle – Hinweise für die zu prüfende Praxis
Die Planung der Qualitätskontrolle
Beurteilung der Regelungen zur Steuerung und Überwachung der Qualität in der WP-Praxis
Beurteilung der Einhaltung der Regelungen zur Auftragsabwicklung – Abschlussprüfungen
Beurteilung der Einhaltung der Regelungen zur Auftragsabwicklung – Konzernabschlussprüfungen
Beurteilung der Einhaltung der Regelungen zur Auftragsabwicklung – sonstige betriebswirtschaftliche Prüfungen, bei denen das Siegel geführt wird oder zu führen ist.

Diese Checklisten - die auch für eine Vorbereitung auf einen Peer Review sehr hilfreich sein können - werden vom IDW als ein zur Gewährleistung einer einheitlichen Prüfungsqualität sachgerechtes Hilfsmittel angesehen. Sie dienen in erster Linie der Vereinheitlichung der Vorgehensweise bei der Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Qualitätssicherungssystems durch den Prüfer für Qualitätskontrolle.

Nach der VO 1/2006 haben WP-Praxen individuelle Checklisten für die Nachschau zu entwickeln. Der Prüfer für Qualitätskontrolle sollte diese Checklisten in einem frühen Stadium der Qualitätskontrolle durchsehen, um zu beurteilen, ob sie für die Qualitätskontrolle alternativ oder ergänzend zu denen des IDW PH 9.140 genutzt werden können. Weil die Nachschau-Checklisten im Allgemeinen konkret auf das Qualitätssicherungssystem der zu prüfenden Praxis ausgerichtet sind, ergeben sich bei der Verwendung der Nachschau-Checklisten sowohl für den Prüfer für Qualitätskontrolle als auch für die zu prüfende Praxis Vorteile. Der Prüfer für Qualitätskontrolle kann sich durch die Verwendung der Nachschau-Checklisten schneller mit dem Qualitätssicherungssystem der Praxis vertraut machen und wird im Unterschied zu den standardisierten Fragen des IDW PH 9.140 unmittelbar auf das zu untersuchende Qualitätssicherungssystem abgestimmte Fragen vorfinden. Zudem verbessern sich die Möglichkeiten der Verwertung von Ergebnissen der Nachschau im Rahmen der Qualitätskontrolle.

Die Checkliste „Vorbereitung der Qualitätskontrolle – Hinweise für die zu prüfende Praxis“ zählt Informationen auf, die die zu prüfende Praxis dem Prüfer für Qualitätskontrolle zur Verfügung stellen soll. Diese Informationen dienen dem Prüfer für Qualitätskontrolle als Grundlage für die Prüfungsplanung. Darüber hinaus enthält die Checkliste Hinweise zur Erteilung von Aufträgen zur Durchführung von Qualitätskontrollen.

In der Checkliste „Die Planung der Qualitätskontrolle“ sind Hinweise für die Auftragsannahme, die Erlangung von Kenntnissen über die zu prüfende Praxis und deren Qualitätssicherungssystem, zur Entwicklung einer Prüfungsstrategie und eines Prüfungsprogramms sowie zur Qualitätssicherung bei der Abwicklung von Qualitätskontrollen enthalten.

Die Checklisten zur Beurteilung der Regelungen zur Steuerung und Überwachung der Qualität in der WP-Praxis und deren Einhaltung bei der Auftragsabwicklung enthalten vor allem Fragen zur Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zur Qualitätssicherung, zur VO 1/2006, zur BS WP/vBP und zu den IDW Prüfungsstandards. § 4 Abs. 1 S. 1 BS WP/vBP verpflichtet den Berufsangehörigen zur Beachtung der fachlichen Regeln des Berufsstands. Diese Regeln sind bei Abschlussprüfungen nach den §§ 316 ff. HGB im Wesentlichen in den fachlichen Standards des IDW niedergelegt. Diese Verlautbarungen, insbesondere die VO 1/2006 und die IDW Prüfungsstandards, stellen neben den gesetzlichen Vorschriften (einschließlich der BS WP/vBP) die Prüfungskriterien dar, anhand derer die Ordnungsmäßigkeit des Qualitätssicherungssystems, d.h. dessen Angemessenheit und Wirksamkeit, zu beurteilen ist.

Nach IDW PS 140 ist ein Qualitätssicherungssystem angemessen, wenn es im Einklang mit den gesetzlichen und satzungsmäßigen Anforderungen steht und mit hinreichender Sicherheit eine ordnungsgemäße Abwicklung von Prüfungsaufträgen nach § 2 Abs. 1 WPO, bei denen das Siegel geführt wird oder zu führen ist, gewährleistet. Dies umfasst die Einhaltung der Berufspflichten einschließlich der vom IDW herausgegebenen fachlichen Standards. Die Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems setzt voraus, dass die Regelungen zur Qualitätssicherung in der Praxis eingeführt und von den in der Praxis tätigen Berufsangehörigen und den fachlichen Mitarbeitern in der täglichen Arbeit eingehalten werden. Hierfür ist es notwendig, dass die Mitarbeiter über diese Regelungen informiert werden und ihnen die Bedeutung der Einhaltung der Regelungen für die WP-Praxis bewusst ist.

Grundsätze der Auftragsdurchführung

Die Auftragsdurchführung vollzieht sich bei einer Qualitätskontrolle in drei Schritten:

Verschaffung eines Überblicks über das Qualitätssicherungssystem der zu prüfenden Praxis
Beurteilung von Angemessenheit und Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems (Praxisorganisation, Auftragsabwicklung, interne Nachschau) sowie
Schlussbesprechung mit der Leitung der zu prüfenden Praxis.

Im IDW PS 140 wird darauf hingewiesen, dass die Ordnungsmäßigkeit des Qualitätssicherungssystems auf der Grundlage der in der WPO und der BS WP/vBP festgelegten Kriterien sowie der Konkretisierungen in der VO 1/2006 zu beurteilen ist. Da diese Vorschriften aber keinen abschließenden Kriterienkatalog enthalten, der alle in § 57a WPO angesprochenen gesetzlichen und satzungsmäßigen Anforderungen an die Qualitätssicherung umfasst, kann der Hinweis nur so interpretiert werden, dass sich die Qualitätskontrolle auf die in den Vorschriften angesprochenen Bereiche beziehen soll.

Die Beurteilung der Regelungen zur Steuerung und Überwachung der Qualität in der WP-Praxis bezieht sich auf die in Abschnitt 4 der VO 1/2006 dargestellten Bereiche:

Beachtung der allgemeinen Berufspflichten (Unabhängigkeit, Gewissenhaftigkeit, Verschwiegenheit, Eigenverantwortlichkeit und berufswürdiges Verhalten),
Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen,–Mitarbeiterentwicklung,
Gesamtplanung aller Aufträge,
Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen,–Auftragsabwicklung sowie
Nachprüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems (Nachschau).

Der Prüfer für Qualitätskontrolle muss sich zunächst einen Überblick über das Qualitätssicherungssystem der zu prüfenden Praxis verschaffen. Einen ersten Überblick über das Qualitätssicherungssystem und dessen Angemessenheit wird er im allgemeinen bereits im Rahmen der Auftragsplanung erlangt haben: Die zur Beurteilung der in der Praxis vorhandenen qualitätsgefährdenden Risiken und der zur Bewältigung der Risiken durchzuführenden Prüfungshandlungen setzen eine intensive Beschäftigung mit dem Aufbau des Qualitätssicherungssystems voraus.

Der Prüfer für Qualitätskontrolle wird sich einen Überblick über das Qualitätssicherungssystem im allgemeinen auf der Grundlage von Unterlagen der zu prüfenden Praxis (z.B. Qualitätssicherungs- und Organisationshandbücher, Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Wissensdatenbanken, Beschreibungen des Prüfungsansatzes, Fortbildungskonzeption) sowie in Gesprächen mit der Praxisleitung verschaffen. Die VO 1/2006 schreibt eine der Praxisgröße und -struktur angemessene Dokumentation des Qualitätssicherungssystems vor. Dies ist vor allem zur Sicherstellung der dauerhaften, personenunabhängigen Funktion und zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit des Qualitätssicherungssystems erforderlich.

Liegt keine angemessene Dokumentation zum Qualitätssicherungssystem vor, muss der Prüfer für Qualitätskontrolle die Auswirkungen dieses Verstoßes auf den Qualitätskontrollbericht beurteilen. In Abhängigkeit von der Wesentlichkeit des Mangels können auch eine Einschränkung oder eine Versagung des Prüfungsurteils in Betracht kommen. In einem solchen Fall muss sich der Prüfer aber dennoch vom Vorhandensein (nicht) dokumentierter Qualitätssicherungsmaßnahmen überzeugen. Hierzu hat er Informationen über die einzelnen in der Berufssatzung bzw. VO angesprochenen Bereiche einzuholen, ohne dass er hierdurch die Dokumentationspflicht der WP-Praxis übernimmt.

Der Prüfer für Qualitätskontrolle legt auf der Grundlage des gewonnenen Überblicks seine weiteren Prüfungshandlungen zur Beurteilung von Angemessenheit und Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems fest. Hierzu sind Aufbau- und Funktionsprüfungen durchzuführen.

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